威茨曼严格遵守适用于威茨曼集团的全球法律法规、公司内部规范以及基本道德准则和国际标准。合规是威茨曼企业文化以及商业活动的重要组成部分,并通过“价值观”和“指导方针”这两项支柱根植于威茨曼的企业宗旨中。
威茨曼建立了一个合规管理体系(CMS),以督促威茨曼及其业务伙伴以合法、诚信且道德的方式行事,并帮助员工处理合规风险。CMS 的目的是防止威茨曼和威茨曼的员工受到损害,提升企业声誉,以及提高员工的责任感和满意度。
威茨曼的 CMS 涉及威茨曼集团的所有活动,包括其子公司。
接下来,我们将介绍威茨曼 CMS 的运作方式和基本要素。
CMS 是一个持续的管理流程,旨在实现合规目标。该流程主要包括三个相互关联的组成部分:预防、识别和行动。主要措施包括:
威茨曼合规管理体系以国内和国际标准为导向,以下列基本要素为基础:
威茨曼合规管理体系的目标是遵守适用于威茨曼集团的全球法律法规、公司内部规范以及基本道德准则和国际标准。
CMS 覆盖整个威茨曼集团。CMS 以威茨曼的商业活动和要求为导向,主要针对那些在风险分析中确定的与威茨曼有关的领域。威茨曼合规工作的重点包括人权和环境保护、数据保护、产品合规、反垄断法、反腐败、反洗钱以及出口管制和制裁要求。
合法、诚信、道德的行为是威茨曼商业活动的基础, 均已写入威茨曼行为准则 (Code of Conduct)。
威茨曼的管理层和高管全力拥护且以身作则。
员工可以随时与他们的上级、管理层或合规官联系,提出合规问题以及举报风险或违规行为。此外,所有员工均可以使用举报人系统,且举报人会受到特别保护。
合规是公司所有管理人员的管理职责。通过组织措施,特别是通过提供适当且透明的程序以及必要的资源,确保 CMS 在整个威茨曼集团内顺利展开。
CMS 由威茨曼公司的法务与合规部门负责,该部门定期报告,并在必要时直接向负责的总经理报告。法务与合规部门制定适用于整个集团的合规管理标准,并作为所有合规问题的第一联络点为企业各部门提供建议。
威茨曼集团全球合规网络为法务与合规部门提供支持。每个国际子公司都设有一名本地合规联络人。该联络人在合规管理的遵守以及本地实施方面为管理层提供支持,特别是在执行集团范围内的标准和遵守各自适用的本地法律方面。
合规风险分析是威茨曼合规风险管理的基础。在定期进行的合规风险分析中,对组织的合规风险进行系统性调查, 并对确定的风险进行记录、分析和评估。
如果特殊情况需要,还会通过与事件相关的审查和风险评估对定期的合规风险分析进行补充。
威茨曼根据确定的合规风险制定并实施各项原则和措施,以减少合规违规的风险。其中包括:
威茨曼通过各种途径向员工和商业伙伴阐述适用于威茨曼的合规标准,包括由管理层和法务与合规部门进行的内部沟通、个人谈话、客户咨询答复以及通过内部网和互联网上的信息发布。
威茨曼的员工定期接受培训,了解与自身相关的合规主题。通过培训指导他们如何在日常商业活动中以合法合规且诚信的方式行事。面向需求的培训课程包括课堂培训和 E-Learning。
在定期进行的风险分析中与公司所有相关部门的职能人员进行个人谈话,以说明合规内容。职能人员可以列举各自部门的合规风险并咨询合规专家。
威茨曼的所有员工和组织可以随时从法务与合规部门获得有关合规问题的合理建议。必要时还可以咨询专业法律顾问。
威茨曼会不断审查 CMS 的有效性和适当性,以及是否需要改进。如果出现了新的法律要求、风险发生变化或增加了新的风险,则会根据新情况对该体系进行调整。为此将制定措施目录和流程,然后加以落实。
源自合规风险分析结果和审计的发现、员工和管理人员的建议,以及来自举报系统的举报,都将被用于持续发展和改进该体系。
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Torsten Hotop
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compliance [at] witzenmann.com